QN2 est un intranet qui met en relation des propriétaires d’un immeuble ou d’un quartier et propose des informations locales.

Communiquer mieux avec vos copropriétaires et donner leur un meilleur service

Lorsqu’il s’agit de gérer sa copropriété, seuls quelques logiciels et sites internet offrent les fonctionnalités nécessaires.  Mais les logiciels ne fonctionnent habituellement pas sur toutes les machines (ex : sous Mac) et, l’un comme l’autre, ne sont pas évolutifs selon vos réels besoins, peu ou pas personnalisables et n’apportent aucune information en temps réel.

C’est pourquoi nous avons eu l’idée d’aborder le problème dans l’autre sens : utiliser une plateforme web paramétrable et évolutive (WordPress) pour y adjoindre les services nécessaires. Le projet QN2 était né !

Cette plateforme vous est proposée déjà configurée avec 45 plugins offrant un panel de fonctionnalités décrites ci-dessous.

Créez une « grand-place » virtuelle pour votre quartier

Mais que faire quand l’on souhaite aller plus loin, et mettre en contact les propriétaires et les syndics d’un quartier au complet ?

Ce besoin a été identifié dans un quartier de Montréal (Québec) composé d’une série de copropriétés (maisons de ville) à peu près identiques, bâtis dans les mêmes années, par le même promoteur avec les mêmes matériaux.  Les présidents de syndic de chaque immeuble, en parlant avec les présidents voisins, se sont vite aperçu qu’ils partageaient les mêmes préoccupations de gestion, d’entretien, de réparation…  comment se partager ces informations et bénéficier de l’expérience des voisins pour être plus efficace dans sa propre gestion ?

QN2 permet de répondre à cette question puisque les fonctionnalités qu’il offre peuvent être étendues à plusieurs immeubles et donc à tout un quartier.

QN2 en détail

QN2 s’articule autour d’un forum de discussion qui propose les fonctions de bases suivantes :

• Forum de discussion : groupes de discussion publics et privés (à un immeuble, à une rue, au quartier, …)
• Accès privé : chaque utilisateur entre dans le site avec un identifiant et un mot de passe;
• Gestion du profil d’utilisateur : avec photo et champs paramétrables (ex : rôle dans le syndic, # de téléphone, …);
• Messagerie privée entre utilisateurs;
• Espace de stockage : pour mettre à disposition des documents tels que des comptes-rendus de réunion, des contrats d’assurance… l’accès à ces documents est géré par l’utilisateur qui les met à disposition.

Autour du forum sont branchés plusieurs autres services dont voici une liste non exhaustive :

• Répertoire de compagnies : avec évaluation et commentaires;
• Petites annonces : objet à vendre/à donner, animaux perdus ou trouvés (avec plan et photo);
• Plans du quartier et carte interactive des commerces et services;
• Rubriques informatives liées au quartier ou à l’arrondissement :
  • météo;
  • flux RSS de la ville et compilation de comptes Twitter;
  • trafic routier, prix de l’essence, période de déneigement;
  • horaires en temps réel des transports en commun;
  • numéros de téléphones utiles;
  • recyclages;
  • représentants politiques;
  • … et toute autre information que vous jugerez utile à publier …
• Documents publics : affichage de fichiers Word, Excel, PDF, … sans logiciel additionnel;
• Calendrier : permet de rassembler tous les événements du quartier (enlèvement des déchets, ventes de garage, déneigement, travaux, …);
• Sondages, …

Le site est accessible depuis tout appareil branché à internet (ordinateur, tablette, téléphone intelligent), en français et anglais* !

[raw] [accordion] [toggle title= »Quels sont les autres avantages ? »]

• La sécurité :
  • Les messages échangés dans le forum n’ont pas besoin d’être lus par la planète entière.  Le site n’est pas vu par les moteurs de recherche (Google, Bing, Yahoo, …) et n’est donc pas indexé.
  • Personne ne peux s’inscrire sur le site.  L’accès est accordé par Lapalys uniquement;
  • Vous avez aussi l’option d’y ajouter un « certificat de sécurité SSL » pour quelques dollars car QN2 est entièrement compatible avec cette technologie;
  • Les adresses courriels des utilisateurs ne sont pas publiques, évitant ainsi toute dérive non souhaitées en-dehors du site.
• La facilité :
  • Le site est conçu pour être utilisé par tout utilisateur, quel que soit ses connaissances en informatique.
  • La première page permet, en un coup d’œil, de voir tout ce qui se passe d’intéressant dans le quartier;
  • La mise en page est claire et structurée;
• L’amélioration de la communication :
  • Gardez le contact avec vos voisins, posez vos questions et partagez vos préoccupations toute l’année, pas juste à l’assemblée générale annuelle ou par hasard dans la rue pendant la marche du chien;
  • Les personnes inscrites sur le site reçoivent régulièrement les sujets et les réponses du forum dans leur boite courriel;
  • Le site garde tout l’historique !  Les copropriétaires changent, d’autres personnes sont élues au comité de syndic, … le site reste !  On ne perd plus d’information, on peut retrouver toutes les discussions et les décisions prises les années précédentes.
  • Les messages sur le forum peuvent contenir des pièces jointes : PDF, images, document de tout type, même des vidéos !
• Des économies de temps et d’argent
  • Fini les envois papier, les courriels qui n’arrivent pas et les propriétaires impossibles à joindre.  Devenez plus efficace dans votre communication grâce à votre site.
  • Les autres solutions de gestion sont habituellement plus chères et proposent moins de services, et surtout pas de mettre en relation des syndics ou des propriétaires d’un même quartier.
• Personnalisez et améliorez votre site
  • Être sous WordPress et bénéficiez donc des avantages d’une communauté de programmeurs très active.  Des milliers de plugins sont prêts à être intégrés à votre site en quelques clics.  Il suffit de « faire son épicerie » !
  • Cette plateforme facilite grandement la personnalisation. Une autre image, d’autres couleurs, ajouter ou déplacer des « widgets », modifier la largeur du site, … ?  On sait faire tout cela très facilement.

[/toggle] [toggle title= »Comment l’installer ? »]

Tout d’abord, il est nécessaire de choisir un nom pour votre site (ex : Mon quartier verdoyant).  Ce nom servira ensuite d’adresse internet (ex : monquartierverdoyant.org).

Nous nous chargeons ensuite d’installer la dernière version de QN2 sur nos serveurs et d’y lier l’adresse choisie.  C’est tout !  Votre site est opérationnel !

[/toggle] [toggle title= »Combien ça coûte ? »]

• La plateforme WordPress et la majorité des fonctionnalités contenues dans ce site sont disponibles gratuitement.  Aucun frais n’est donc lié à la programmation de toutes ces fonctions.  Voilà déjà une belle économie !
• Votre adresse internet sera commandée chez un « registraire internet ».  Comptez un minimum de 15$ par an, dépendamment du type d’adresse choisie.
• Vous pouvez aussi opter pour une meilleure sécurisation de votre site en y ajoutant un « certificat SSL ».  Pour cela, ajoutez annuellement un minimum de 8$, dépendamment du niveau de sécurité choisi (l’installation sur votre site est fait gratuitement par nos soins).
• L’installation de QN2 doit se faire sur un serveur Web. Plusieurs fournisseurs proposent ce genre de service au Québec. Lapalys peut également prendre en charge cette installation. Nous contacter pour les tarifs.

[/toggle] [toggle title= »Comment gérer le site ? »]

• En premier, nous créons les accès « gestionnaire ».  Pour cela, nous avons besoin des coordonnées d’au moins une personne par copropriété (habituellement le président du syndic).  Les gestionnaires ont aussi la casquette de « modérateur du forum »;
• Les gestionnaires apprennent rapidement le fonctionnement du site en y ajoutant / modifiant / supprimant, grâce à un accès spécial, les informations relatives à l’immeuble ou le quartier (certaines sont déjà pré-paramétrée au moment de l’installation).
• Tous les autres utilisateurs sont alors créés par simple demande des gestionnaires à notre département de support.  Dans le cas d’une suspension ou d’une suppression de compte, nous souhaitons que ces démarches soient motivées, spécialement lorsqu’il s’agit d’une compte de gestionnaire.
• En tant que gestionnaire, vous avez aussi droit à une adresse courriel au nom de votre site (ex : ) avec laquelle vous pouvez communiquer avec nous mais aussi avec l’administration municipale, les organismes, des commanditaires, des contracteurs,  …
• Vous souhaitez mettre à disposition les informations des années antérieures ?  Utilisez votre espace de stockage pour y déposer vos fichiers Word/Excel et autres documents numérisés.

[/toggle] [toggle title= »J’ai besoin d’aide pour utiliser le site »]

• Que ce soit pour la gestion du site ou comme simple utilisateur, nous mettons à votre disposition une documentation complète expliquant, au mieux, tous les aspects des fonctions standards proposées dans QN2.
• Il est également possible d’organiser des séances d’information ou de formation.  Pour cela, merci de communiquer avec nous pour les modalités.
• Enfin, notre service de support bilingue par courriel est également à votre disposition.  Les questions doivent concerner uniquement le site et ses fonctions.  Nous ne pouvons pas répondre aux demandes liées à la gestion ou aux aspects légaux qui concernent les immeubles ou le quartier.

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Exemples de pages du site :